Resumen


Hay varias opciones de facturación que hacen posible crear facturas de forma manual o automática. Funcionalidades como Asignación Masiva (Mass Allocation) y Facturación Automática pueden hacer la diferencia durante una operación. Sin embargo, siempre habrá productos que deberán facturase de forma manual. Esto se puede hacer desde la pantalla de Ventas. El atajo del teclado Ctrl+O, permite crear una nueva orden desde cualquier parte del sistema.

Órdenes de Venta

Es probable que las órdenes creadas a partir del proceso aquí explicado, sirvan como órdenes de venta y no para propósitos de facturación. Komet permite que estos documentos sean llamados como prefiera (factura proforma, factura contable, remisión) y además permite la generación de un documento que consolida varias órdenes de venta en una sola, junto con la información contable requerida por la autoridad tributaria. Para mayor información lea Facturación Contable.

¿Cómo Crear una Orden?

 


Ir a Ventas>> Agregar Orden. Seleccionar el cliente, fecha de envío, transportador, PO # o número de referencia (si aplica). Luego de seleccionar el cliente, el sistema mostrará información general sobre el cliente como vendedor predeterminado, edad, fecha de despacho, método de pago, notas, link de CRM y más. Además es posible cambiar la dirección alternativa de envío e incluso agregar notas.

 Guardar la información. Para agregar productos, hacer clic en el botón verde Agregar Productos.

Una vez se haga clic en Agregar Productos, se abrirá la ventana de Inventario. Hay dos vistas para agregar productos: Única y Masiva. Para agregar productos en la vista única, hacer clic en Agregar en la columna de Acciones. Para comenzar a agregar un producto en la opción Masiva, basta con buscar el producto a agregar a la orden, ingresar la cantidad, cambiar el precio si es necesario y oprimir la tecla Enter para agregar el producto.

Observe que también puede agregar productos desde el inventario futuro, inventario en unidades (si la opción de venta en unidades está habilitada) e inventario de productos no perecederos. Para vender productos desde el inventario futuro, haga clic en Agregar para un producto dado y complete la información requerida, ya sea para cajas o unidades.

Una vez se hayan agregado los productos requeridos, cerrar la ventana. El producto debería enlistarse en la parte inferior de la pantalla. Hacer clic en Guardar si todo el todo está correcto.


 

 

Preventas Pendientes

El sistema muestra un mensaje una vez se selecciona un cliente que tiene Preventas pendientes por facturar.

 

 

 

 

Fechas de Envío Futuras

Si la fecha de Envío de la orden es superior a 8 días respecto a la fecha actual, el sistema pedirá una validación como la siguiente cuando se intente guardar la orden. Para continuar, ingresar la palabra ACKNOWLEDGE y hacer clic en Sí, Continuar (este último botón aparecerá cuando se ingrese la palabra de confirmación).

Information

Aparecerá una validación similar cuando se intente guardar una orden en el pasado.

Sobreventa de Productos

Si por alguna razón un usuario ingresa un producto que excede la cantidad disponible, el sistema mostrará una notificación como la siguiente:

Si el usuario ingresa la palabra "ok" y hace clic en OK, el sistema mostrará toda la cantidad disponible en el campo Cant. y el usuario podrá agregarlo a la orden. Si por el contrario el usuario hace clic en Cancelar, se deberá ingresar una cantidad diferente. Esto aplica para cajas, unidades y hardgoods y ocurre también cuando se ingresa una cantidad mayor a la disponibilidad.

Nota: Si la herramienta Vender por Encima de la Cantidad Disponible está habilitada, esta opción no funcionará.

Tips Para Crear Facturas
Reglas Importantes para el Proceso de Asignación Masiva
  1. Si un cliente tiene múltiples direcciones alternas de envío, los usuarios pueden seleccionar la que necesiten desde esta pantalla.
  2. Si la opción de código de ventas está habilitada (Configuración de Usuarios>>Códigos de Vendedor), este campo aparecerá en la ventana de Agregar Orden. Si en la configuración de estos hay uno seleccionado por defecto, este aparecerá asignado automáticamente
  3. Es posible agregar cargos adicionales a la orden.
  4. Komet permite la creación de Órdenes Temporales.
  5. Para que los usuarios puedan cambiar el vendedor en la factura es necesario habilitar esta opción en Config.>>Opciones de Ventas.
  6. Si se desea ocultar las columnas de Edad y GPM por producto cuando se crea la factura, use el atajo Ctrl+ U o active la opción por usuario llamada Ocultar la información sensible en la pantallas de venta.
  7. Cuando el usuario está facturando Unidades de Mercado Abierto el sistema tomará en cuenta las configuraciones de Precio A o Precio B en la cuenta del cliente, incluyendo el margen sobre el precio B que pueda haberse preconfigurado.
  8. Cuando se agregan productos, recuerde que el sistema solo mostrará inventario a la mano con una fecha de llegada anterior a la fecha de la orden si la opción de rotación de inventario está activa.
¿Cómo Conocer los Detalles del Costo Total de los Productos?

Mientras se agregan productos a las facturas, el sistema permite visualizar los detalles del costo total haciendo doble clic en el nombre del producto y posando el cursor sobre el campo Costo Final. El sistema calcula el costo total por unidad y por caja. Si la opción se ocultar información sensible está activada, esto no se visualizará.


 

CRM Link

Para configurar el link CRM para cada cliente, leer el artículo Enlace CRM.

Vender Productos Provenientes de Cualquier Vendedor

Si la opción de Rotación de Inventario está habilitada (también para vendedores), el sistema da la opción de consolidar las lineas con el mismo producto, incluso si pertenecen a diferentes proveedores. Para hacerlo, marque la opción Agrupar Proveedores (u oprima la tecla V, con el cursor en los campos Cant. o Precio Unitario).


El sistema consolidará las línes con el mismo producto, aún cuando tengan diferentes precios, el sistema mostará un precio ponderado (excepto si la opción de separar líneas por precio está habilitada).