Resumen

Facturar puede volverse una tarea ardua cuando se deben manejar muchos clientes y órdenes cada día. Komet Sales tiene algunas opciones para ayudarle a crear y enviar facturas automáticamente a sus clientes. 

Opciones de Facturación Automática

Use el proceso de facturación automática para facturar a esos clientes con Preventas y Órdenes Recurrentes que ya se hayan entregado. Es posible configurar el sistema para crear dichas facturas automáticamente una vez se confirman los productos al inventario o durante el proceso de escaneo de recibo.

Condiciones para la Facturación Automática

La facturación automática servirá para facturar cualquier caja asociada a una Preventa u Orden Recurrente que cumpla con los siguientes criterios:

  1. Los productos a facturar deben estar asociados a una Orden Recurrente o Preventa.
  2. El cliente no puede tener bloqueo de crédito.
  3. El cliente no debe sobrepasar su límite de crédito.
  4. La fecha de despacho no puede estar en el pasado. El sistema permite configurar un número de días de margen (por ejemplo escribir 1, de forma tal que el sistema aún facture productos que se recibieron hoy pero que se suponía debían despacharse el día de ayer).
  5. El tipo de inventario no es Mercado Abierto. El tipo de cliente no es Ventas Futuras (Future Sales).

¿Cómo Activar la Facturación Automática?

 

Ir a Configuración>>Herramientas.

Ir a la opción Automatic Billing & Allocation (Facturación Automática y Asignaciones).

Se abrirá la ventana de opciones de Facturación y Asignación.

Elija la forma en la que se debe facturar el producto. Una vez facturado, quedará pendiente de confirmación. Hay cuatro opciones disponibles:

  • Deshabilitada (Disabled).
  • Habilitada durante el escaneo de recepción (Enabled on incoiming scan): Cuando se reciba y escanee la caja en la bodega, el sistema creará la factura e imprimirá las etiquetas de despacho. Las facturas quedarán pendientes de confirmación.
  • Habilitada luego de confirmación manual (Enabled after the inventory is confirmed): La facturación automática tendrá lugar luego de confirmar el producto manualmente desde el inventario en tránsito.
  • Habilitada luego de confirmación manual o luego de escanear como recibido (Enabled on incoming scan or after inventory is confirmed): El producto se facturará automáticamente, ya sea después de realizar el escaneo de recepción o después de confirmar el producto.

 

Otras Opciones

 

Liberar el Producto al Inventario

Habrá casos en los que los productos de Preventas u Órdenes Recurrentes que se confirman como recibidos en el inventario ya han sido completados. Es posible elegir cómo debe manejar el sistema los productos prevendidos que ya hayan sido facturados. Hay dos opciones disponibles:

  1. Liberarlos al inventario de mercado abierto (be released into the open market inventory): El sistema cambiará el tipo de inventario a M, y el cliente asignado a la línea de producto se eliminará.
  2. Mantener el cliente en el inventario (keep the customer in the inventory): El sistema mantendrá el cliente y el tipo de inventario original para los productos que vienen de Preventas u Órdenes Recurrentes ya completadas.
Separar Productos en Tránsito y a la Mano en Órdenes Creadas por Asignación o Facturación Automática

Al habilitar esta opción, el sistema va a separar los productos aún en tránsito y en inventario a la mano en las órdenes creadas por Asignaciones o Facturación Automática. Los usuarios podrán, si lo desean, combinar manualmente las órdenes desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para cajas.

Consolidar Preventas y Órdenes Recurrentes con Productos de Mercado Abierto en Órdenes Creadas por Asignación o Facturación Automática

Al habilitar esta opción, el sistema va a consolidar los productos que vienen de Preventas y Órdenes Recurrentes con los de Mercado Abierto en las órdenes creadas por Facturación Automática o Asignaciones. Los usuarios podrán, si lo desean, separar las órdenes manualmente desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para productos en cajas.

Separar los Productos de Órdenes Dobles y Regulares en Facturas Creadas por Asignaciones o Facturación Automática

Si esta opción está habilitada, el sistema no combinará los productos que vienen de órdenes regulares y dobles (especiales) durante los procesos de Facturación Automática y Asignaciones, incluso si se trata de los mismos productos. Sin embargo, los usuarios podrán combinar las órdenes desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para productos en cajas.

Días de Retraso Permitidos

Esta opción pemrite configurar un número de días posteriores a la fecha de despacho de la Preventa, durante los cuales el sistema aún llevará a cabo la facturación automática, a pesar de que el producto se retrase con relación a la fecha de despacho de la Preventa.

Facturar Unidades Como Cajas

Esta opción solo estará disponible si la opción de Vender por Unidades y la de Facturación Automática están activas. Permite facturar unidades como cajas, es decir, si la Preventa es creada en unidades y luego el producto se transfiere desde el área en tránsito al inventario, el sistema llevará a cabo la facturación del producto en cajas, en vez de unidades.

 

Si la opción de facturar unidades como cajas está activa, el sistema mostrará una opción adicional llamada

 

Recordar

  • Luego de configurar la opción de facturar unidades como cajas, usted podrá crear Preventas en unidades, pero la PO será en cajas.
  • En el Modo Masivo de Compras, las líneas de la Preventa se dividen en unidades para cada cliente, fecha y transportador.
  • En el Área en Tránsito, la facturación automática será en cajas.
  • Si una línea contiene Preventas con productos en unidades, el sistema facturará automáticamente las líneas con el mismo cliente y transporador en la misma factura y la fecha de despacho estará dada por la Preventa con la fecha más próxima en el futuro. Si alguno de los productos no tienen la misma información, se dejarán en el inventario y tendrán que facturarse manualmente.


Consolidación de Facturas

Una vez esté corriendo el proceso de facturación automática, el sistema comenzará a crear facturas nuevas o a usar las ya existentes, con base en las siguientes consideraciones:

  • Se consolidarán los productos en la misma factura si el cliente, fecha de despacho, el número de PO del cliente, información de dirección alterna de envío son los mismos y el estado de la factura es Pending.
  • Si el sistema encuentra una factura creada previamente que concuerde con las carcaterísticas mencionadas, los productos confirmados se añadirán a dicha factura.
  • Si hay una factura que concuerde con esa información pero tiene productos de mercado abierto, el sistema no añadirá los productos confirmados a esa factura, sino que creará una nueva.
  • Si la opción de consolidar facturas en la facturación automática (

Información

Cuando una Preventa ha sido asignada manualmente, el sistema validará cuáles cajas están pendientes de ser facturadas. De esta forma, cuando los productos lleguen y se confirmen desde el área en tránsito al inventario, el sistema solo facturará los productos pendientes y el resto se liberarán al inventario de mercado abierto.

Si una Preventa tiene un producto con precio $0.00, el sistema lo facturará usando el precio sugerido de venta (costo final más el GPM de la compañía).