Resumen


Los usuarios de Komet tienen una forma rápida de cargar facturas de sus proveedores a Komet. Basta con enviarlas adjuntas por correo electrónico. Este artículo explica cómo hacerlo.

 

Configuración

Para compañías de una sola sede Ir a Configuración>>Herramientas.

Para compañías multisede ir a Configuración>>Herramientas , ir a la pestaña de Sedes y seleccionar la Sede.

Bajo la sección de Pagos, hacer clic en Enviar facturas del proveedor vía Email.

Aparecerá una casilla de verificación, hacer clic en ella para habilitar las demás opciones.

En el campo

Importante

El único protocolo aceptable para usar el Buzón de Correo es IMAPS. Si su proveedor no soporta este protocolo, no podrá usar esta funcionalidad.

Solo se puede configurar un Buzón de Correo por compañía. Si se trata de una compañía multisede, cada sede puede configurar su propio Buzón de Correo.

Por favor tenga en cuenta que Komet verificará la dirección de correo y no aceptará formatos inválidos. El sistema mostrará un mensaje de error si se ingresa una dirección no válida.

Después de configurar su Buzón de Correo, debe completar el campo "

El sistema también permite ingresar un correo al cual se enviarán todos los mensajes de éxito, advertencia o error en el proceso de envío de facturas mediante el campo

Haga clic en Guardar para finalizar.

Envío de Facturas

Una vez haya habilitado la opción, tenga en cuenta la siguiente información antes de enviar el correo.

  • Los adjuntos pueden enviarse únicamente en formato PDF.
  • Si se añade más de un archivo PDF, estos se combinarán en uno solo.
  • Las Órdenes de Compra en estado Aprobado no se procesarán.
  • Si el total de la PO no concuerda con el total enviado en el correo electrónico, la factura se cargará de todas formas con el total enviado.
  • Si envía un correo con una nueva factura adjunta, esta sobreescribirá a la factura previa.
  • Esta opción puede ser usada tanto por los usuarios tipo compañía como por los del proveedor.
  • El usuario de Komet debe ingresar el asunto del correo en cualquiera de las siguientes 2 formas, asegurándose de separar la información con un punto y coma.
  • Los usuarios pueden asociar varias facturas a la misma Orden de Compra.

    1. Número de PO y número de factura del proveedor. Ejemplo: PO #;Factura # (el número de factura puede ser alfanumérico).

      P002323;IN2323;19

    2. Número de PO y total de la factura. Ejemplo: P0 #;;Total (por favor asegúrese de poner dos punto y coma entre el PO # y el total de la factura si no se incluye el número de factura).

      P002323;19

       

Ejemplo

 

Enviamos un email a la dirección especificada en la configuración. El asunto tiene la siguiente estructura: PO#;invoice#;total.

Verificamos que la factura se haya cargado al sistema correctamente desde la pantalla Proveedor>>Resumen de PO o Pagos>>Reconciliación de PO

Si el archivo se procesa exitosamente, se cargará al sistema y un mensaje de confirmación se enviará, en caso contrario, se enviará un mensaje a las direcciones especificadas en el campo


¿Cómo Cargar Facturas del Proveedor Manualmente?

Para cargar manualmente facturas de su proveedor, lea ¿Cómo Cargar Facturas al Sistema?.

Si su compañía es multisede, es necesario configurar una dirección de correo para cada sede.